参考書籍の紹介
今回の参考書籍は、こちらです！！べべん
「最新ビジネスマナーと今さら聞けない仕事の超基本」
本書のSTEP3：電話応対・文書・メール作成 よりお届けいたします。
STEP:3電話応対・文書・メール作成
〈電話応対〉
社会人になってからぶつかる1つの壁が、「電話応対」になります｡
早速ですが、電話応対の基本の流れを見て行きましょう！！
「電話のかけ方 基本の流れ」
1：電話番号を押す
＊この時点で内容はまとまっていること
2：名乗る
＊(例)〇〇社の××です。いつもお世話になっております｡
3：相手を呼び出す
＊〇〇様を、お願いします｡
4：指定相手が出た際に、再度名乗る
5：都合を聞く
＊今、お時間よろしいでしょうか？
6：要件を伝える
＊お互いに顔が見えないため、丁寧な言葉づかいでゆっくりと落ち着いて話すこと
7：お礼
8：かけた方から先に電話を切る
→僕は、知らなかったです。どちらが先に切るのか、きまずいことが何度も体験しました。
＊電話を切る際は、フックを指で押すのがベスト！！
・電話をかける前には、手元に要件をまとめたメモを置いておこう！
〈電話の受け方 基本の流れ〉
1：3コール以内に受話器をとる
＊とにかく自分が電話対応する積極性を、意識しよう
2：名乗る
3：指定の相手を聞く(おおかた相手が先に言います）
＊指定相手が自分の場合は、4へ
＊指定相手が自分以外の場合は、5へ
4：要件を聞く
＊私でございます。どのような御用件でしょうか？
5−1：自分以外で指定相手に変われる場合
＊少々お待ち下さい。
5−2：自分以外で指定相手が不在の場合
＊〇〇は、あいにくただいま不在です｡
→御用件をお伝えいたしましょう？
→折り返しお電話するよう伝えておきます。
6：相手が電話を切ってから受話器をおく
さあ皆さんは、基本の流れが出来ていましたか？
僕も電話応対が苦手ですが、積極的に応対することで
自信をつけていきます。
【メール】
メールも押さえておきたいポイントのみ紹介いたします。
・1メールにつき1案件にすること
・相手の名前、誤字脱字がないのか読み返す
・添付ファイルは2MPa程度までに
・絵文字、顔文字はNG
こんなところです。
詳しい書き方などは、ぜひ本書を手に取って読んでみて下さい。
【文書】
ここでも「良いビジネス文書」もポイントのみ、お届けいたします
・正しい言葉使い
＊STEP2での敬語を生かしましょう
・読みやすい構成
＊細かく説明するとキリがないので、詳しくは是非本書を読んでみてね
・目的が明らかである
＊事前に要点をまとめておきましょう。
・1文書につき1案件
文書といっても、
年賀状・お礼状・顛末書などなど、たくんさんありますので
より詳しく知りたあなたは、買って読んでみてください。
僕は、ここで断念です。
ボサンヌ的 今日のシメ
電話やメールは、お互いの顔が見れないので丁寧な言葉使いや要約力が
ある程度必須になりますね。
いち早くその力を手に入れるには、経験あるのみ！！なのでは？
それでは、またね
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