参考書籍の紹介
今回の参考書籍は、
「最新ビジネスマナーと今さら聞けない仕事の超基本」
今回は、本書のChapter5：効率化・人間関係をまとめてお届けいたします｡
効率化の基本
ムダを減らせば業務の効率化に繋がります｡
〈ムダの解消ポイント〉
・デスクの整理整頓＝モノの管理をすることで探す手間を省けれる。
・会議の整理＝ダラダラと話し合うなら、その他の業務を優先したほうが良いですね｡
・パソコンの整理整頓＝データの管理によって、調べる時間を短縮できる｡
・細かいミスの回避＝細かいミスを繰り返していては、チェックと修正に時間がかかります｡
・スケジュールの管理＝業務の優先順位を明確にできます｡
デスク周りの整理整頓
◎デスク周りの整理整頓による6つのメリット
・ミスが減る
・時間の節約
・情報管理(セキュリティー対策)ができる
・情報共有がしやすい
・書類雪崩が起きない
・イライラが減る
こんなにもメリットがあると整理整頓しないわけには、いかないですね｡
それでは、片付けの手順も知って実践してみましょう！！
◎片付けの手順
1、いるもの・いらないものモノを分ける
＝1年以上使っていないモノは、少なからず要りません！！
2、共有物を管理するルールを決める
＝複数人が使うモノは、分かりやすいところへ
＝シールなどの表示をすることで、誰もが分かるようにする
3、重要書類のみ紙ベースで残す
＝その他の書類は、データにまとめておこう
4、使用頻度順にしまう
＝よく使うモノを取り出しやすいところに片付ける
僕もデスクの上にはモノを置かないようにしています｡
モノを置かないことで困ったことはないですし、毎日気持ち良く作業できています。
1度で片付けようとせず、1日5分だけなどの制限をつければ簡単にできるかもしれませんね｡
PCフォルダの整理の仕方
◎フォルダの整理手順
1、ファイルを残すか？捨てるか？の判断をする
＝内容が重複しているフォルダは削除しましょう｡
2、メインとなるテーマごとにフォルダ分けする
＝プロジェクト・案件・取引先別ごとのように分ける
3、メインの下にサブフォルダを作ろう
4、サブフォルダにファイルを格納する
＝後から検索しやすい名前にしておくのがコツです｡
＊検索しやすいファイル名の付け方
・シンプルにすること
・重複を避けること
・日付や番号を振っておく
PC内のデータを探すのはかなり労力を使って疲れてしまいます｡
そうならない為にも、ファイルを保存する際に分かりやすくまとめておくのがベストですね｡
スケジュールの管理をしよう
スケジュールの管理をすることで、次のようなメリットがあります。
メリット1：ヌケ・モレがなくなる｡
メリット2：記憶ではなく、記録することで目の前のことに集中できる
メリット3：いつまでに、何をするのかが明確になる
その上で、〈スケジュールの管理方法〉を紹介いたします｡
1つ目は、スマホやPCのアプリを使って管理する方法です！！
この方法は、繰り返しの入力・一斉変更が簡単に出来るのが特長です｡
普段から良くスマホを見ている人はこの方法に向いているでしょう｡
2つ目は、手帳やメモを活用する方法です｡
この方法だと、サッと書いておける上に記憶にも残りやすくなります｡
胸ポケットにメモ帳を忍ばせておくのも1つの手ではありますね｡
また、管理のコツとして
・色ペンによって、ジャンルごとを色分けする
・付箋を使うことで、流動的な予定でも管理しやすくなる
・半透明のシールによって、文字を付け加える
といった、やり方が多くあります｡
その人の工夫で、より良い管理方法が見つかるかもしれませんね｡
今回はここまで！！
ボサンヌ的 今日のシメ
自分の仕事のゴール・現在地をきっちりと把握して、効率よく達成に到達するには
スケジュールを管理して作業しやすいデスクで仕事に集中することが大事なのでは
ないでしょうか？
僕も実践しますので、一緒にやってみましょう！！
それでは、またね
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